Kein Funktionskatalog, sondern der Ablauf: was Ihr Team sieht, und was im selben Moment im Hintergrund passiert. Vom ersten Klingeln bis zur Löschfrist.
Vierzig Sekunden von der ersten Klingel bis zum fertigen Gesprächsdatensatz. Niemand tippt etwas ab.
Das Telefon im Browser klingelt — egal, auf welchem Odoo-Bildschirm er gerade steht. Auf der Anrufkarte steht der Name des Kunden, nicht nur die Nummer. Er nimmt an, tippt während des Gesprächs zwei Zeilen ins Notizfeld und legt auf. Danach steht das Telefonat im Kundenverlauf: Richtung, Dauer, Kontakt, Notiz.
Kein zweites Fenster, kein zweites PasswortDie gewählte Rufnummer ist genau einer Firma zugeordnet — in einem Mandantenverbund kann ein Anruf nicht in die falsche Firma laufen. Den Status des Gesprächs führt der Server, nicht der Browser: klingelt, aktiv, gehalten, beendet. Jeder Schritt wird gegen eine feste Übergangsmatrix geprüft, und jede Meldung landet in einem Protokoll, das nur wachsen kann.
Der Browser meldet, der Server entscheidetDie Anrufkarte holt Kontakt, Verlauf und die Firma, zu der die gewählte Nummer gehört — bevor jemand abnimmt. Ist die Nummer nicht eindeutig, bleibt das Feld leer statt falsch. Für Ihren Arbeitstag heißt das: Sie melden sich mit Namen und sehen die letzten Gespräche, ohne vorher jemanden fragen zu müssen, worum es beim letzten Mal ging.
Gehören mehrere Firmen zur selben Odoo-Datenbank, entscheidet die gewählte Rufnummer, in welcher Firma das Telefonat landet. Ein Anruf kann nicht in der falschen Akte enden. Den Zustand des Gesprächs führt der Server, nicht der Browser — wer versehentlich neu lädt, hat das Gespräch danach immer noch. Sprachqualität und Paketverlust schreibt PhoneDesk mit an den Datensatz.
Die Nummer steht bereits im Datensatz. Also wird sie dort auch gewählt — nicht am Tischapparat abgetippt.
Neben jeder Telefonnummer in Odoo steht ein Hörer — im Kontakt, im Lead, im Ticket, im Angebot. Ein Klick, und das Gespräch läuft. Wer lieber sucht, tippt den Namen in die Kontaktsuche des Telefons oder wählt über den Ziffernblock. Ist der Anrufer unbekannt, legt er ihn aus dem Telefon heraus als Kontakt an.
Ein Klick statt zwölf ZiffernDen Anruf baut der Browser selbst auf, direkt zur Telefonanlage. Kein Odoo-Serverprozess hängt in der Sprachverbindung — das ist der Grund, warum ein Telefonat Ihre Geschäftsanwendung nicht ausbremst. Die Zugangsdaten bekommt jeder Mitarbeiter einzeln und verschlüsselt; das Kennwort wird ihm nie angezeigt.
Getrennte Wege für Sprache und GeschäftsdatenJeder sieht seine eigenen Gespräche mit Richtung, Dauer, Kontakt und Notiz — und springt von dort zurück in den Odoo-Datensatz.
Der Kopf des Telefons zeigt, ob der Platz wirklich an der Anlage angemeldet ist. Bricht der Ton in eine Richtung weg, sagt es die Oberfläche, statt es zu verschweigen.
Den Anrufer parken, mit der Kollegin sprechen, dann verbinden — serverseitig, auch vom Tischapparat aus. Mehrere Teilnehmer in ein Gespräch holen ebenso. Beides wird bei der Inbetriebnahme scharfgeschaltet.
Abends um zwanzig nach sechs klingelt es. Statt des Anrufbeantworters antwortet eine Stimme, die zuhört, nachfragt und mitschreibt.
Einen Begrüßungssatz, den Sie selbst formuliert haben — mit Platzhaltern für Firma und Uhrzeit. Danach ein normales Gespräch: Die KI fragt nach, merkt sich, was vorher gesagt wurde, und beginnt zu sprechen, bevor sie den Satz zu Ende gedacht hat. Deshalb klingt es nach Gespräch und nicht nach Ansage.
Begrüßung je Mandant frei konfigurierbarDer Ton läuft fünfzigmal pro Sekunde in beide Richtungen durch einen eigenen Dienst: Sprachpausen erkennen, Satz erkennen, Antwort formulieren, Antwort sprechen. Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme sind im Produkt auf lokale Dienste voreingestellt; auf der PhoneDesk Box laufen sie auf Ihrer eigenen Maschine. Die KI hört erst wieder zu, wenn sie fertig gesprochen hat — sonst würde sie sich selbst transkribieren.
Eigener Dienst, eigener Takt — nicht in OdooDie KI begrüßt, fragt ab, fasst zusammen und übergibt. Sie kennt Ihren Katalog nicht — und behauptet es auch nicht.
Jeder erkannte Satz erscheint als Zeile im Anruffenster, und bei bestimmten Stichworten blendet PhoneDesk einen Hinweis ein. Beides ist ab Werk aus, wird bei der Inbetriebnahme scharfgeschaltet und hängt an der Einwilligung, die im Anruffenster erteilt oder widerrufen wird.
Im Alltag nimmt das den Druck, während des Zuhörens mitschreiben zu müssen. Der Hinweis stammt aus einer festen Stichwortliste, nicht aus dem Sprachmodell: Er erinnert daran, den nächsten Schritt festzumachen, und Sie übernehmen ihn oder blenden ihn weg. Rückfrage, Verbinden und Konferenz bleiben im selben Fenster erreichbar, auch wenn die Kollegin am Tischapparat sitzt.
Der Anrufer hat aufgelegt. Wenige Sekunden später steht am Kundendatensatz, worum es ging.
Im Verlauf des Kunden liegt eine Karte: drei Sätze, worum es ging, darunter das vollständige Wortprotokoll zum Aufklappen. Daneben Stimmung, Dringlichkeit und die erkannten Themen. Wer am Morgen den Datensatz öffnet, weiß in zehn Sekunden Bescheid, ohne bei irgendjemandem nachzufragen.
Am Kontakt, nicht in einer ProtokolldateiDer Sprachdienst schickt genau eine Nachricht an Odoo — Wortprotokoll, Zusammenfassung, beide Rufnummern — und weist sich mit einem gemeinsamen Schlüssel aus. Odoo schreibt Protokoll und Zusammenfassung in verschlüsselte Spalten und hängt die Karte genau einmal an den Verlauf, auch wenn die Nachricht doppelt ankäme. Lesen darf sie nur, wer in der dafür vorgesehenen Gruppe ist.
Verschlüsselt gespeichert, gruppengeschützt gelesenNüchtern formuliert, ohne Ausschmückung. Sie entsteht nach jedem KI-Gespräch, nicht auf Knopfdruck.
Jedes Gespräch bekommt eine Einschätzung und Themen-Schlagworte — brauchbar für Nachfassen und Priorisierung. Wird bei der Inbetriebnahme scharfgeschaltet.
Hat die Erkennung einen Namen verhunzt, korrigiert ihn der Mitarbeiter. Wer wann was geändert hat, steht mit Vorher- und Nachher-Prüfsumme im Protokoll.
Ein Wortprotokoll entsteht dort, wo die KI mitgesprochen hat. Für Gespräche von Mensch zu Mensch bleibt es bei Notiz, Dauer und Kontakt — wir schreiben nicht auf, was wir nicht hören.
Zusammenfassung, Wortprotokoll, Themen und Stimmung hängen im Verlauf des Kontakts — verschlüsselt gespeichert, nur mit Inhaltsrecht lesbar und korrigierbar mit Protokoll. Wer am Morgen den Datensatz öffnet, weiß in zehn Sekunden Bescheid, ohne bei irgendjemandem nachzufragen.
Die Zusammenfassung sind drei nüchterne Sätze, darunter lässt sich das vollständige Wortprotokoll aufklappen — beides entsteht bei einem Telefonat, das die KI geführt hat. Stimmung, Dringlichkeit und Themen kommen dazu, sobald sie bei der Inbetriebnahme scharfgeschaltet sind. Hat die Erkennung einen Namen verhunzt, berichtigt ihn ein Mitarbeiter; wer wann was geändert hat, bleibt als Zeile stehen, die sich nicht löschen lässt.
Ein Datensatz, ein Klick, und die Anlage weiß Bescheid. Falls nicht, dreht sie sich von selbst zurück.
Der IT-Verantwortliche legt in Odoo einen Platz an: Mitarbeiter, Nebenstelle, Anmeldename. Ein Klick erzeugt den Eintrag im Wahlplan, ein zweiter rollt die Geräte-Konfiguration auf die Anlage aus. Danach ist der neue Kollege erreichbar — ohne Ticket beim Dienstleister und ohne Sitzung auf dem Anlagenserver.
Minuten statt TageDas Ausrollen ist eine feste Kette: erzeugen, trocken prüfen, schreiben, neu laden — und dann die laufende Anlage fragen, was tatsächlich bei ihr steht. Eine Erfolgsmeldung allein zählt nicht als Beweis. Weicht das Gelesene ab, stellt PhoneDesk den vorherigen Stand wieder her und markiert die Einspielung als zurückgerollt.
Halb eingespielte Anlagen sind verbotenWurde die Anlage nach einem Ausfall neu aufgesetzt, holt PhoneDesk die eigenen Konfigurationsdateien zeichengenau in Odoo-Datensätze zurück. Gerätekennwörter bleiben davon ausgenommen — die werden bewusst neu vergeben.
Die Aufsichtsbehörde fragt nach den Telefonaten des letzten Jahres. Der Termin dauert eine halbe Stunde, nicht eine Woche.
Ein eigenes Menü für Einwilligungen: wer wann zugestimmt, abgelehnt oder widerrufen hat, Zeile für Zeile. Auf der Firmenkarte stehen die Aufbewahrungsfristen für Gespräche, Protokolle und Aufzeichnungen. Das Ereignisprotokoll lässt sich öffnen, filtern, exportieren — und nicht löschen.
Zeigen statt beschreibenDer Zugriff auf eine Aufzeichnung ist gesperrt, solange keine Einwilligungsentscheidung vorliegt. Das Ereignisprotokoll verweigert das Löschen auch unter Administratorrechten — einzige Ausnahme ist der Aufbewahrungslauf selbst. Rufnummern und Geheimnisse werden aus den Protokollzeilen entfernt, bevor sie geschrieben werden.
Verweigern ist der Normalfall, nicht die AusnahmeIn einem Mandantenverbund ist jede Firma sauber getrennt: Gespräche, Einwilligungen und Protokolle einer Firma sind für die andere nicht sichtbar — auch nicht über eine Rufnummer, die beiden gehört.
Sechs Szenen sind sechs Szenen — kein vollständiges Telefonie-Programm. Was heute fehlt, steht hier und nicht im Kleingedruckten. Manches kommt, manches ist nicht geplant; beides sagen wir vor der Unterschrift.
Die Rufnummer wird zum Kontakt aufgelöst, die Karte öffnet sich, der Gesprächsverlauf steht daneben.
Erkennen, verstehen, antworten — und bei Bedarf an einen Menschen übergeben.
Zusammenfassung, Themen, Stimmung und Dauer — am richtigen Datensatz, ohne Tippen.
Ein bezahltes Pilotprojekt mit festem Umfang und festem Ende: eine Rufnummer für die KI, ein Ausroll- und Rückrollzyklus, Plätze für Ihr Team — und eine schriftliche Liste dessen, was noch fehlt.